Figures 1-1 2-1 2-2 2-3 2-4 2-5 2-6 2-7 2-8 2-9 2-10 2-11 2-12 2-13 2-14 2-15 2-16 2-17 2-18 2-19 2-20 2-21 2-22 2-23 2-24 2-25 2-26 2-27 2-28 2-29 2-30 2-31 2-32 2-33 3-1 3-2 3-3 3-4 Records-enabled DM solution system architecture . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Example of a DM Desktop for a Viewers Template . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Example of a DM Desktop for a Content Producers Template . . . . . . . 21 Add dialog box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Process Document Checkout window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 General search tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Document Content search tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 View documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Unique document numbering (item numbering) function . . . . . . . . . . . . 26 Compound documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Add compound document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Compound Document Manager window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Current state in view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Current state in life cycle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Life cycle Activity Log window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Transition Controlled Items window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Microsoft Word integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Lotus Notes integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Project Manager notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Reviewers notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Document PDF rendition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Dynamic search folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Create Sales Proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Add document from document template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Revise Proposal window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 New revision and original revision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 New revision in Issued state and original in superseded state . . . . . . . 40 Records Manager automatic declare functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Records Manager menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Records Manager quick declare function. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Declare compound documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Compound document record in Records Manager . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Records Manager manual declare functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Version history declaration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Sales proposal life cycle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 A Content Creators Document Manager Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 A Content Viewers Document Manager Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Document Manager views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 © Copyright IBM Corp. 2006. All rights reserved. ix