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4. Mit Aktivitäten und Notizen arbeiten > Folgeaktivitäten anlegen

Folgeaktivitäten anlegen

Außer vom Band aus können Sie Aktivitäten in Microsoft Dynamics CRM auch von Kundendatensätzen oder anderen aus anlegen. Da Aktivitäten für die Entwicklung einer vollständigen Ansicht der Interaktionen eines Kunden mit Ihrem Unternehmen unverzichtbar sind, finden Sie mehrere Stellen, von denen aus Sie schnell neue Aktivitäten anlegen können – von einer vorhandenen Aktivität aus lassen sich sogar zeitlich festgelegte Folgeaktivitäten erstellen! Sie können zum Beispiel Notizen aus einem Telefongespräch mit einem Kundenkontakt eingeben und dann eine Folgeterminaktivität zu einer am Telefon mit dem Kunden abgesprochenen Zeit vorsehen. Auf diese Weise können Sie die Anrufaktivität als abgeschlossen speichern und gleichzeitig dafür sorgen, dass der Dialog mit dem Kunden fortgesetzt wird, indem Sie den zukünftigen Termin einplanen.

Bei allen Datensatztypen, für die Sie Aktivitäten anlegen können, stellt Microsoft Dynamics CRM Ihnen zwei Verfahren zur Verfügung:

  • Sie können auf eine der Aktivitätenschaltflächen auf der Registerkarte Hinzufügen des Menübands klicken.

  • Sie können die Option Aktivitäten im Entitätsnavigationsbereich des Formulars benutzen. In der betreffenden Ansicht können Sie dann auf die Schaltfläche Neue Aktivität hinzufügen im Menüband klicken und eine Aktivität anlegen.

Immer wenn eine Aktivität von einem bestimmten Datensatz aus angelegt wird, steht dieser automatisch im Feld Bezug der neuen Aktivität. Erstellen Sie eine neue Aktivität von einem vorhandenen Lead-, Firmenoder Kontaktdatensatz aus, kann Microsoft Dynamics CRM auch andere Aktivitätsfelder für den Datensatz vorbelegen, beispielsweise bei einem Anruf die Telefonnummer oder bei einer E-Mail-Nachricht das Empfängerfeld.

In der folgenden Übung erstellen Sie auf der Grundlage eines Kontaktdatensatzes eine Anrufaktivität. Wenn Sie die vorgestellte Technik benutzen, füllt Microsoft Dynamics CRM die zugeordneten Felder automatisch, also den Empfänger des Anrufs, die Telefonnummer und das Feld Bezug.

VORBEREITUNGRufen Sie bei Bedarf in Internet Explorer Ihre Microsoft Dynamics CRM-Website auf, bevor Sie mit dieser Übung beginnen.

  1. Öffnen Sie in der Ansicht Kontakte Ihres Systems einen beliebigen Datensatz. Achten Sie darauf, dass im Feld Telefonnummer des Kontaktdatensatzes eine Nummer steht.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Hinzufügen im Menüband und dann auf die Schaltfläche Telefonanruf. Ein Anrufdatensatz wird geöffnet, der Daten aus dem Kontaktdatensatz enthält.

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  3. Wählen Sie oben im Formular den Optionsschalter Eingehend.

    Microsoft Dynamics CRM tauscht die Werte in den Feldern Absender und Empfänger dann automatisch. Dieses Richtungsfeld gibt an, ob Sie die Kontaktperson angerufen haben oder umgekehrt.

  4. Geben Sie im Feld Betreff den Text Mit dem Kunden gesprochen ein.

  5. Klicken Sie im Band auf Speichern.

  6. Klicken Sie im Band auf die Schaltfläche Telefonanruf schließen. Sie sehen ein neues Dialogfeld.

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  7. In diesem Dialogfeld können Sie einen Wert festhalten, der besagt, wie Sie den Anruf beendet haben. Wählen Sie Erledigt und klicken Sie auf OK.

    Microsoft Dynamics CRM schließt den Anruf als abgeschlossene Aktivität.

Tipp

Die anderen Aktivitätstypen werden auf ähnliche Weise angelegt, wie Sie es gerade für Aufgaben und Anrufe gelernt haben, weshalb wir die Übungen nicht für jeden Typ wiederholen. Kapitel 5, zeigt, wie Sie in Outlook Termine, Aufgaben und E-Mails anlegen, die sich nach Microsoft Dynamics CRM übernehmen lassen.

Tipp

Bestimmte Aktivitätstypen lassen sich in Verkaufschancen und Anfragen umwandeln. Aus Anrufen, Aufgaben, Faxnachrichten, E-Mails, Terminen und Briefen werden Verkaufschancen oder Serviceanfragen, wenn Sie auf die Schaltfläche Aktivität konvertieren im Band klicken. Verkaufschancen werden in Kapitel 6, Anfragen in Kapitel 10, erörtert.

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