Treten in mehreren Datensätzen einer Tabelle gleichartige Einträge in einem Feld auf, spricht vieles dafür, dass dessen Daten in eine so genannte Nachschlagetabelle ausgelagert werden sollten. Dann kann sowohl die Größe des Feldes (meistens von Text-Datentyp auf Long-Zahl) deutlich verkleinert werden als auch die Auswahl auf nur noch vorgegebene Werte reduziert werden.

Die Aktivierung der Referentiellen Integrität stellt sicher, dass für die Detailtabelle auch nur Werte akzeptiert werden, die tatsächlich in der Master-/Nachschlagetabelle enthalten sind. Ebenso können in der Mastertabelle keine Datensätze gelöscht werden, solange noch davon abhängige Datensätze in einer Detailtabelle enthalten sind.

Damit der Benutzer die nachzuschlagenden Werte nicht auswendig wissen muss, stellen Kombinationsfelder diese übersichtlich dar. Dabei kann sogar die eindeutige Referenzzahl so ausgeblendet werden, dass wieder die ursprünglichen Texte sichtbar werden und der Benutzer davon nichts merkt, aber einen deutlichen Komfortgewinn hat.

Durch einen Index über mehrere Felder hinweg können Sie dafür sorgen, dass auch Kombinationen mehrerer Datenfelder untereinander nicht doppelt gespeichert werden dürfen.