Eine Tabelle erstellen

Eine Tabelle erstellen Als Erstes wird eine Tabelle in einer Access 2010-Desktopdatenbank zur Kundendatenerfassung mit verschiedenen Felddatentypen erstellt. In diesem Beispiel soll es zunächst egal sein, ob die Tabelle den Regeln für Normalformen gehorcht. So erstellen Sie eine Tabelle in Access: Starten Sie Access und wählen Sie Leere Datenbank. Tragen Sie in das Eingabefeld Dateiname einen Namen für Ihre Access-Datei ein, zum Beispiel Kunden.accdb. Wählen Sie mit dem Ordnersymbol einen Speicherort für Ihre Access-Datei und klicken Sie dann auf Erstellen. Access startet gleich mit einem Tabellenentwurf in der Datenblattansicht, wenn eine neue Datenbank angelegt wird. Das gilt sowohl für Desktop- als auch für Webdatenbanken. Hinweis Ihnen wird gleich die Spalte mit der Überschrift ID aufgefallen sein. Beim Tabellenentwurf in der Datenblattansicht wird diese Spalte beziehungsweise dieses Feld immer automatisch eingefügt. Es wird außerdem automatisch mit dem Felddatentyp AutoWert als Primärschlüsselfeld festgelegt. In Desktopdatenbanken können Tabellen auch in der Registerkarte Erstellen per Klick auf Tabellenentwurf in der Entwurfsansicht erstellt werden. Hierbei wird das Feld ID nicht automatisch hinzugefügt. Mit Zum Hinzufügen klicken öffnet sich ein Listenfeld mit dem Angebot verfügbarer Felddatentypen (Abbildung 6.1). Wählen Sie hier Text aus, um ein Feld vom Datentyp Text als Spalte in der Datenblattansicht anzufügen. Sobald Sie Text ausgewählt haben, wird die Spalte beziehungsweise das Datenfeld angelegt und die Befehlsschaltfläche Zum Hinzufügen klicken nach rechts gesetzt. Der Spaltentitel, bei der ersten Spalte ist dieser Feld1, ist zur Bearbeitung markiert. Geben Sie hier den Feldnamen Firma ein. Die neue Spalte ist erstellt. Erstellen Sie die übrigen Felder, wie in Tabelle 6.1 angegeben. Aber: Erst nachdem Sie alle Felder erstellt haben, klicken Sie auf die jeweilige Spalte und tragen Sie in der Registerkarte Felder in der Gruppe Eigenschaften die in Tabelle 6.1 angegebenen Feldgrößen ein. Bestätigen Sie den Hinweis, dass die Änderung der Feldgröße Datenverlust zur Folge haben könnte, einfach mit Ja. Diese Meldung wird erst relevant, wenn sich bereits Daten in der Tabelle befinden. Zum Eingeben der Daten positionieren Sie den Cursor in das jeweilige Datenfeld, in welches Sie Ihren Eintrag vornehmen wollen. Mit , oder bewegen Sie sich zum nächsten Datenfeld. Mit oder wechseln Sie zum vorherigen Feld. Abbildung 6.1 Felddatentypen für eine Access-Tabelle Anstatt der Befehlsschaltfläche Zum Hinzufügen hier klicken können Sie auch die Registerkarte Felder der Tabellentools im Menüband verwenden. Die Spalte wird per Klick auf eine Befehlsschaltfläche mit dem passenden Datentypnamen und über Weitere Felder der Gruppe Grundtypen angefügt und zugleich in den Modus versetzt, einen Datenfeldnamen einzugeben. Tabelle 6.1 Datenfelder und Inhalte für die Tabelle

Tipp Access erkennt Felddatentypen automatisch. Wenn Sie unterhalb von Zum Hinzufügen klicken ein Datum eingeben, zum Beispiel eine Zahl mit Nachkommastellen oder eine Zahl mit Währungssymbol, wird automatisch ein dazu passender Datentyp eingestellt. Das ist jedoch nicht immer ein Vorteil. Denn beispielsweise Postleitzahlen sollten, obwohl sie aus Ziffern bestehen, als Text formatiert werden. Sie können in Deutschland und anderen Ländern eine führende 0 aufweisen. Die führende Null ließe sich auch mit einem Zahlenformat darstellen, was aber bei Exporten unter Umständen dazu führen kann, dass die führende Null einfach ausgelassen wird. Ihre fertige und mit Daten versehene Tabelle sollte so aussehen, wie der in Abbildung 6.2 dargestellte Ausschnitt. Abbildung 6.2 Fertige Tabelle Mit oder einem Klick auf die Befehlsschaltfläche Speichern in der Schnellstartleiste wird das Dialogfeld Speichern unter zur Eingabe des Tabellennamens aufgerufen. Als Tabellennamen geben Sie einfach TblKunden ein und bestätigen mit OK. Warum Tbl vor Kunden? – Das muss nicht sein, birgt aber Vorteile, wenn Sie beispielsweise dieses Objekt später beim Programmieren in einem Modul ansprechen wollen. Mit dem Kürzel Tbl wird verdeutlicht, dass es sich bei dem Objekt um eine Tabelle handelt. Derlei Kürzel gibt es auch für die weiteren Access-Objekte. Sie wurden einmal von Gregory Reddick festgelegt und nennen sich bezugnehmend auf Visual Basic für Anwendungen Reddick VBA-Namenskonventionen oder kürzer RVBA-Konventionen. Tabelle 6.2 listet die Kürzel für Access-Objekte auf. Dabei werden die Kürzel für Makros und Module am Anfang kleingeschrieben. Tabelle 6.2 Kürzel RVBA-Konventionen

Es steht Ihnen natürlich frei, Kürzel vor dem Namen eines Access-Objekts zu verwenden oder gegebenenfalls sogar eigene zu erfinden. Grundsätzlich ist eine festgelegte Verwendung von Kürzeln empfehlenswert. Das sorgt nicht nur für übersichtlicheren Programmcode, sondern auch für klare Dokumentationen oder Ablaufdiagramme. In Access selbst können Sie mit dem Navigationsbereich für Ordnung in der Auflistung von Access-Objekten sorgen. Diesen blenden Sie mit ein oder aus. Per Klick auf die Titelleiste des eingeblendeten Navigationsbereichs stehen Ihnen Optionen zur Verfügung, Access-Objekte ein- oder auszublenden und zu gruppieren. Standardeinstellung ist Objekttyp in Verbindung mit Alle Access-Objekte, was dazu führt, dass Access-Objekte nach ihrem Typ kategorisiert im Navigationsbereich aufgelistet werden. Neben den Konventionen für Access-Objekte gibt es von Reddick noch zahlreiche mehr für weitere Objekte in der Programmierung mit Visual Basic für Anwendungen oder andere Programmiersprachen. Eine Suche mit Ihrer Lieblingssuchmaschine listet sicher ausreichend Ergebnisse für den Suchbegriff Reddick VBA-Namenskonventionen auf. Ihre Tabelle ist nun sozusagen im Rohzustand in der angelegten Access-Datenbankdatei gespeichert und soll nun weiter ausgefeilt werden, indem Sie Eigenschaften für einzelne Datenfelder einstellen, Gültigkeitsprüfungen und -meldungen einrichten und berechnete Felder anfügen.