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Meetings einmal anders > Besprechungen organisieren und durchführen
Besprechungen organisieren und durchführen
Sie überlegen, wen Sie alles für die anstehende Besprechung benötigen und welche Expertise im Team vertreten sein muss, um ein erfolgreiches Event durchzuführen.
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Legen Sie eine einfache Tabelle an, in die Sie Ihre (Wunsch-) Teammitglieder eintragen können.
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Tragen Sie die Teilnehmer und weitere wichtige Informationen ein.
Bevor Sie die Kollegen einladen, sollten Sie sich Gedanken zur Agenda des Meetings machen. Eine Agenda in der Terminanfrage erhöht die Anzahl der Zusagen.
Welche Punkte sind zu klären? Hinter welchen Aufgaben (Buchung von entsprechenden Messehallen, Hotelräumen) verstecken sich zeitkritische (Abgabe-) Termine, die berücksichtigt werden müssen, usw.?
Verwenden Sie OneNote als eine Art Schmierzettel zum Sammeln Ihrer ersten Gedanken. Sie sind dabei nicht an eine Struktur gebunden, sondern können Ihrer Kreativität freien Lauf lassen.
Verschicken Sie über Outlook zeitnah den Termin an das Team und erstellen Sie dabei eine verknüpfte Besprechungsnotiz in OneNote.
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Legen Sie in Outlook einen Termin an und verknüpfen Sie die Besprechungsnotiz.
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Wählen Sie den Speicherort in OneNote.
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Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
... alle Teilnehmer diskutieren, debattieren, die Beiträge sind kreativ, jeder ist am Erfolg des Ganzen beteiligt. Die Köpfe rauchen, es wird schnell gesprochen, die Teilnehmer sind engagiert und interessiert. Sie haben mit Ihrem Vorschlag, eine große Veranstaltung durchzuführen, begeistert.
Der Vorteil von OneNote ist, dass Sie sich hundertprozentig auf das Gespräch der Teilnehmer konzentrieren können. Sie erfassen ungefiltert alles, was an Input in die Runde geworfen wird, ohne gleichzeitig eine Struktur zu erstellen oder das Blatt einzuteilen.
Nachdem Sie die Hoteloptionen diskutiert haben und die Kollegin die Buchung des Hauses bestätigt hat, diskutieren Sie den Aufbau und die Ausstattung. Wie sollen die Räume genutzt werden? Wo können Ausstellungsstände von Partnern integriert werden? Wo werden Plakataufsteller positioniert? An welchen Wänden können Banner aufgehängt werden? Und vieles mehr.
Ihr Wunschszenario können Sie sofort mitzeichnen, neben Ihren bereits notierten Punkten.
Sie merken, dass der Platz auf Ihrer Notizseite allmählich eng wird, um die vielen zusätzlichen Informationen der Grafik hinzuzufügen. Ihrem Kollegen am Flipchart geht es da ähnlich!
Während aber der Kollege am Flipchart nun ins Schwitzen gerät und kurz die Möglichkeit überdenkt, die Zeichnung komprimierter auf einer neuen Seite, am äußersten oberen Rand des Flipcharts von Neuem zu beginnen, können Sie die Zeichnung markieren und an einer passenderen Stelle wieder einfügen.
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Markieren Sie die Grafik mit der Lasso-Funktion.
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Fügen Sie die Grafik an passender Stelle mithilfe der Tastenkombination
wieder ein.
Die Zeichnungen und Ergänzungen des Kollegen am Flipchart werden immer kleiner, bis hin zur Unleserlichkeit. Befreien Sie den Kollegen aus seiner Not. Die Zeit der Gruppe ist begrenzt und sollte für konstruktive Zusammenarbeit genutzt werden.
Um arbeitsfähig zu bleiben, bieten Sie an, Ihr Notebook an den Beamer anzuschließen. Nun kann die Gruppe an der entstandenen Grafik mit den Ideen für die Ausstattung des Veranstaltungsortes fortfahren.
Immer mehr Informationen kommen zum Aufbauplan hinzu. Wo werden Blumen aufgestellt, Teilnehmer registriert, zu welchen Uhrzeiten können auch in den kleinen Räumen Vorträge geplant werden.
Bei der Platzierung der Registrierung für die Teilnehmer waren Sie etwas voreilig. Sie haben sie Ihren Vorstellungen entsprechend links, direkt am Eingang zum »Marktplatz der Partnerstände« positioniert.
Die Gruppe ist da allerdings anderer Ansicht.
Mithilfe der Lasso-Funktion können kleinste grafische Elemente (Punkte, Pfeile usw.) und Buchstaben ausgewählt und verändert werden, ohne dass angrenzende oder überlappende Dinge beeinträchtig werden.
Im fortgeschrittenen Meeting öffnet sich plötzlich die Türe und ein verspäteter Kollege setzt sich an den Tisch. Erwartungsvoll blickt er in die Runde.
Sie blicken angespannt auf die Uhr. Sie haben das Meeting für 1,5 Stunden angesetzt und es sind nur noch 30 Minuten bis zum Ende.
Aus Respekt gegenüber dem Kollegen müssen Sie ihn durch ein kurzes Update über den bisherigen Verlauf informieren. Aber wo anfangen, ohne sich zu verzetteln? Ohne abgeschlossene Diskussionen erneut zu entfachen? Und Sie wissen, dass heute die ersten Arbeitspakete für die Gruppe verteilt werden müssen, sonst schaffen Sie es nicht mehr, den straffen Zeitplan einzuhalten.
Dann klingelt auch noch das Telefon im Meetingraum. Ihr Chef ist mit seinem Termin fertig und möchte sich jetzt gerne über Videokonferenz an der Diskussion beteiligen. Nur nicht aus der Ruhe bringen lassen!
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Starten Sie Microsoft Office Live Meeting und laden Sie die betreffenden Teilnehmer ein.
Das sich öffnende Fenster ist Ihre Steuerzentrale für die Livesitzung. Alle Funktionen, die Ihnen im Rahmen dieses Dienstes zur Verfügung stehen, werden hier aufgeführt. Sie können Personen hinzufügen, die Sitzung beenden etc. Sie können darüber entscheiden, ob andere Personen Ihrem Notizblatt etwas hinzufügen können oder ob die eingeladenen Personen nur über Leserechte bei Ihrem Notizblatt verfügen.