Hintergrundinformationen

Man kann sich leicht vorstellen, dass das Management der relevanten Informationen und natürlich die zeitnahe Verteilung an die Teammitglieder eine Herausforderung sein kann. Selbst im Zeitalter des Internets mit dem Medium E-Mail und zentralen Dokumentenablagen passiert hier alles parallel zum »Tagesgeschäft« und zusätzlich zu der ohnehin schon existierenden Informationsflut.

Im E-Mail-Posteingang die projektspezifischen Nachrichten aufzuspüren, wird insbesondere dann zeitaufwendig, wenn wir, beispielsweise urlaubsbedingt, mal einige Tage oder (wenige) Wochen nicht »drin« waren.

Trotzdem ist es heute noch immer gängige Praxis, alle Informationen per E-Mail zu verschicken. In der Teamarbeit »helfen« Verteilerlisten, eine Nachricht an (nahezu) beliebig viele Adressen zu versenden. Diese erreichen in der Folge beliebig viele Postfächer und werden dann ggf. in beliebig viele Ordner verschoben. Das klingt irgendwie nicht optimal: Aber nicht verzweifeln, es kommt noch schlimmer ... Nämlich dann, wenn alle Adressaten antworten. Dann sind aus einer Information mal eben 30 E-Mails geworden, um bei unserem Beispiel zu bleiben.