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Seit der TYPO3-Version 4.0 hat sich in Bezug auf Backend-Benutzer einiges verbessert. Zum Administrieren ist eine Switch-/Wechselfunktion hinzugekommen, die es ermöglicht, ohne separates Abund Anmelden direkt in das Backend eines beliebigen Benutzers zu wechseln. Dies erfordert Administratorrechte und ist besonders bei der Einrichtung von Redakteuren sehr hilfreich. Außerdem steht ein Administratorwerkzeug im Modul Benutzerverwaltung bereit, über das aktuell angemeldete Benutzer aufgelistet werden. Bei Änderungen am System können diese zuvor informiert werden, um Datenverluste zu verhindern.
Außerdem stehen sogenannte Workspaces zur Verfügung, die einen Vorschaumodus mit Versionierung und Rechte- oder Rollensystem beinhalten. Seiten und Seiteninhalte können bearbeitet werden, ohne dass Änderungen sofort auf der Internetseite sichtbar sind. Über die verschiedenen Rollen können Inhalte von Redakteuren geändert, zum endgültigen »Liveschalten« jedoch an eine weitere Instanz gereicht werden. Workspaces gehören nicht mehr zum Basis-System, sondern sind eine eigene Systemextension. In Kapitel 14, wird auf das Thema Workspaces eingegangen.