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Zweck des Prozesses ist es, durch die benutzten Prozesse und ausgerichtet am betrieblichen Bedarf die Effektivität und Effizienz der Organisation kontinuierlich zu verbessern.
Gute Prozesse, gute Mitarbeiter und Beherrschung der Technologie sind anerkanntermaßen die Haupteinflussfaktoren auf Kosten, Termine und Qualität. Den Prozessen kommt dabei eine besonders wichtige Rolle zu, da sie die beiden anderen Faktoren zu einem leistungsfähigen Wirkgefüge zusammenbinden. Zahlreiche Weltklasseunternehmen haben durch Verbesserungsparadigmen wie kontinuierliche Prozessverbesserung (z.B. Toyota) und Six Sigma (z.B. General Electric) eindrucksvoll demonstriert, wie Prozessverbesserung zu hervorragenden kommerziellen Erfolgen führen kann. Erfolge durch Prozessverbesserung hängen von zwei Schlüsselfaktoren ab: