4.1. Vertragsvorbereitung

4.1.1. Organisatorische Maßnahmen

Grundlagen

Das Angebotswesen hat erst einmal die Aufgabe, die erforderlichen Muster für Angebote sowie die AGB zur Verfügung zu stellen. So wie es ein Projekthandbuch, ein Qualitätssicherungshandbuch usw. gibt, braucht Ihre Firma auch ein Angebots- und Vertragshandbuch. Solche Handbücher, wie ich sie erstelle, umfassen Folgendes:

• Erläuterungen zu den AGB, die sich auf den Vertragsabschluss (der Kunde wünscht Änderungen!) und auf die Vertragsdurchführung beziehen (Wie regeln beispielsweise die AGB das Thema Change Requests?).

• Ihre Mitarbeiter benötigen Arbeitshilfen, die das Formulieren vollständiger und verständlicher Verträge unterstützen, d.h. neben kurzen Standardangeboten für typische Leistungen auch lange Angebotsmuster mit Erläuterungen zu den Punkten des Standardangebots sowie mit Hinweisen und Formulierungen zu änderungen und Ergänzungen für spezifische Situationen oder zu Forderungen des Kunden. Diese Dokumente können auch als Zusatz zu den kurzen Standardangeboten abgefasst werden.

Zum Angebotswesen gehört auch eine Qualitätssicherung. Sinnvollerweise richten Sie eine Instanz für die Kontrolle von Angeboten ein. Zum einen bezieht sich die Qualitätssicherung auf den Inhalt von Angeboten, insbesondere ob die Anforderungen des Kunden abgedeckt sind und ob alle wichtigen Punkte geregelt sind. Zum anderen soll die Qualitätssicherung überprüfen, ob die Risiken sachgemäß ermittelt worden sind, insbesondere hinsichtlich des Preises und der Termine.