8.3. Im Zusammenhang mit Verträgen sich noch etwas mehr bemühen

Dieser Abschnitt detailliert die Grundsätze von Kapitel 8.2 unter dem Aspekt, dass es um Dokumente im Zusammenhang mit Verträgen geht. Hierbei kommt es ganz besonders darauf an, dass Sie klar und bei Bedarf allgemeinverständlich formulieren und möglichst wenig Interpretationsspielraum eröffnen.

8.3.1. Üergreifende Empfehlungen

Vollständig formulieren:

Denken Sie daran, dass es in einem Vertrag um zweierlei geht, nämlich um die Pflichten der Vertragspartner und um die Haftung im Falle einer Pflichtverletzung. Ihre Aufgabe ist es, diejenigen Pflichten festzulegen, die Sie für wichtig halten [siehe dazu Kapitel 2.1.1 unter »Was ist für den Auftragnehmer wichtig?«, S. 33 bzw. Kapitel 5.1.2 unter »Was ist wichtig?«, S. 187]. Um das Thema Haftung soll sich Ihre Geschäftsführung kümmern; Sie brauchen also nicht zu lernen, welche Formulierungen dazu erforderlich sind. Sie können sich in Ihrem Aufgabenbereich grundsätzlich darauf verlassen, dass eine ziemlich vernünftige Vertragsrechtsordnung ergänzend alles regelt, soweit die Vertragspartner keine Regelungen treffen [siehe IT-Verträge, Kapitel 1.1 (1) und 1.1.3]. Die Antworten, die das Vertragsrecht gibt, sind z.T. allerdings vage und damit interpretationsfähig [siehe IT-Verträge, Kapitel 1.1.2]. Deswegen empfiehlt es sich, solche Punkte, auf die es nach Ihrer (durchdachten) Auffassung im konkreten Vertrag ankommt, zu konkretisieren.

NOTE

Beispiele

Liefertermin bei Vergütung nach Aufwand Change-Request-Verfahren

Klar formulieren

Bei Verträgen kommt es für den Anbieter darauf an, seine Pflichten bzw. die Anforderungen des Kunden so zu formulieren, dass sie möglichst wenig Interpretationsspielraum bieten. Denn in der Praxis besteht die Gefahr, dass der Kunde den Interpretationsspielraum auf geschäftlicher Ebene nutzt, um die Pflichten des Auftragnehmers und seine Anforderungen weit auszulegen. Das ist oft vertragswidrig. Aber der Kunde tut es und verursacht Reibungen und oft auch Mehraufwand, ohne dass der Auftragnehmer sich ausreichend dagegen wehren kann.

NOTE

Beispiel

»Es wird eine Abnahmefrist von mindestens vier Wochen vereinbart.« Wie lange kann der Kunde die Abnahmepräfung auf geschäftlicher Ebene ausdehnen?

Konkret formulieren

Wenn Sie konkret formulieren, verringern Sie den Interpretationsspielraum automatisch. Sie brauchen sich »nur« zu fragen, was genau Sie ausdrücken wollen. Wenn Sie nicht konkret formulieren, drücken Sie wahrscheinlich auch weniger genau das aus, was Sie ausdrücken wollen. Außerdem ist Ihr Text schwerer zu verstehen.

Ich reagiere inzwischen gereizt, wenn ich das Wort »betrachten« lese. Fehler werden betrachtet, Anforderungen werden betrachtet (oder »dargestellt«), Aufwand wird im Hinblick auf die zu zahlende Vergütung betrachtet usw. Ähnlich beliebt ist es derzeit, alles Mögliche zu »adressieren«: Personen, Fehler, Vergütung usw. Die Ursache für solche Formulierungen liegt nicht darin, dass konkrete Formulierungen schwierig zu finden sind, sondern in der Unwilligkeit, sich beim Formulieren anzustrengen.

NOTE

Beispiele

»Meldet der Auftraggeber einen Fehler, wird der Auftragnehmer Gewährleistungsfragen behandeln.«

»Für die Einführung wird ein festes Dienstleistungskontingent vereinbart. ... Das vereinbarte Dienstleistungskontingent ist bis zum xx.xx.xxxx abzurufen. ... Sollte es nicht vollständig in Anspruch genommen sein, erfolgt eine Nachberechnung auf Basis der tatsächlich in Anspruch genommenen Tage/Kontingente.« Werden die nicht in Anspruch genommenen Tage nachberechnet, oder werden nur die in Anspruch genommenen Tage berechnet?

Die Projektleiter der Vertragspartner »stimmen etwas ab«, z.B. Änderungen eines Vertrags: Wollen sie nur die Vorarbeit leisten, oder wollen sie bereits etwas vereinbaren?

Im Zusammenhang mit Verträgen können Sie mehr Konkretheit Ihrer Formulierungen erreichen, wenn Sie an das Ziel von vertraglichen Regelungen denken [siehe im Folgenden unter »Zielgerichtet formulieren«, S. 267].

Wann und wie auch immer es zu Auseinandersetzungen über den Inhalt des Vertrags kommt: Der Wortlaut kann von entscheidender Bedeutung sein! Es ist zwar bei Vertragsabschluss wenig motivierend, bei der Abfassung des Vertragsdokuments im Hinblick auf solche Auseinandersetzungen Aufwand erbringen zu müssen, zumal jeder zu diesem Zeitpunkt überzeugt ist, dass der große Streit nie kommen wird. Dank dieses Aufwands lassen sich aber zumindest viele kleine und mittlere Auseinandersetzungen vermeiden. Und niemand kann vorhersehen, ob es nicht doch zu der großen Auseinandersetzung kommt.

Es ist deswegen so schwierig, jemanden dazu zu bringen, vertragsbezogene Dokumente besser zu formulieren, weil ein Spezialist sich ungern in ein weiteres Fachgebiet einarbeitet, und zwar bei Verträgen auch noch in ein unangenehmes Fachgebiet: in die Juristerei. Das Ergebnis dieser Arbeit brauche man nur, wenn man sich streite, und das wolle man doch auf keinen Fall.

Dabei geht es hier kaum um Juristerei, also braucht man sich kaum einzuarbeiten. Es geht vielmehr im Wesentlichen um die Aufgabe, im Angebot zu schreiben, was Gegenstand des Projekts ist und wie dieses durchgeführt werden soll. Es kommt immer wieder zu Streitigkeiten. Und wenn man das Dokument in diesem Falle braucht, nutzt es einem umso mehr, je klarer es abgefasst ist.

Formulieren Sie in Ihrer Sprache und eher nicht juristisch:

Sie können sich verheddern, wenn Sie versuchen, juristisch zu formulieren. Auch laufen Sie Gefahr, dass Sie Begriffe verwenden, die eine andere Bedeutung haben, als Sie annehmen. Verwenden Sie also nur diejenigen juristischen Begriffe, die Sie genau kennen, und formulieren Sie lieber das, was Sie ausdrücken wollen, etwas ausführlicher in Ihrer Sprache.

NOTE

Beispiele

• Die »bedingte Abnahme« ist etwas anderes als die »Abnahme unter Vorbehalt«.

• »Zehn Lizenzen an einem Programm« ist etwas anderes als »eine Zehnerlizenz«.

• »Letter of lntent« ist etwas anderes als die Aussage »Wollen wir die beschlossene Zusammenarbeit bestätigen.« oder »Erteilen wir Ihnen den vorläufigen Auftrag, mit der Projektarbeit zu beginnen.«

Unerwünschte Rechtsfolgen

»Die Gewährleistung wird für einen Zeitraum von 12 Monaten garantiert.« Juristen verstehen unter einer Garantie eine verschärfte Form der Gewährleistung, in der der Auftragnehmer die Haftung auf Schadensersatz uneingeschränkt übernehmen will (Beschaffenheitsgarantie). Außerdem kennt der Jurist die Haltbarkeitsgarantie, bei der die Gewährleistung abgeändert wird, ohne dass es gleich um Schadensersatz geht [siehe IT-Verträge, Kapitel 6.3.10]. Vielleicht ist nur gemeint, dass die Verjährungsfrist für Ansprüche des Kunden wegen Mängeln, die nach dem Gesetz 24 Monate beträgt, auf 12 Monate abgekürzt werden soil: »Die Gewährleistungsfrist beträgt 12 Monate.« Dann sollte auch noch klargestellt werden, wann die Frist beginnt.

Außerdem: Ein Richter ist bereit, einen Text als von einem Kaufmann stammend zu betrachten und entsprechend darauf abzustellen, was der Kaufmann wohl damit gewollt habe. Ist der Text jedoch juristisch formuliert, kann der Richter davon ausgehen, dass die rechtlichen Begriffe bewusst gewählt worden sind, und diese entsprechend auslegen.

NOTE

Beispiel

In einem Urteil hat der Richter ausgeführt, dass der Auftragnehmer zwar den Begriff »Fixtermin« verwendet habe, das aber für den Auftraggeber erkennbar nicht im Rechtssinne gemeint habe, wie sich aus dem Zusammenhang ergebe, sodass kein Fixtermin im Rechtssinne vorgelegen habe.

Verzichten Sie auf Imponiergehabe

»Es gilt als plump und würde eher eine gegenteilige Wirkung erzeugen, die eigenen Vorzüge offen herauszustellen ...« [Langer/Schulz von Thun/Tausch 2002], S. 7. Wer imponieren will, bedient sich deswegen gerne einer schwer verständlichen Sprache. Geht es um Verträge, möchten viele Schreiber entweder imponieren oder sie wünschen, dass ihre Formulierungen imponierend wirken. Wenn der Kunde sich nicht beeindrucken lässt, fragt er sich eher, warum der Auftragnehmer so schwer verständlich schreibt [Kapitel 2.1.1 unter »Verständlich«, S. 30].

Verwenden Sie wenige englische Wörter

Tun Sie das nur, wenn es sich bei diesen um einigermaßen eindeutige Begriffe handelt, also am besten fast keine, weil es kaum solche gibt. Englische Wörter werden häufig als Mode oder aus Faulheit verwendet.

NOTE

Beispiele

Mit »Servicevertrag« werden häufig Wartungsverträge über Hardware oder Pflegeverträge über Software bezeichnet, manchmal auch Verträge über Unterstützungsleistungen bei der Einführung von Standardsoftware.

Wer »100 Lizenzen« an einem PC-Programm erwirbt, darf 100 Kopien einzeln verkaufen. Wer das Recht erwirbt, ein PC-Programm auf 100 Arbeitsplätzen einzusetzen, darf das nicht.

Bei der damaligen Firma debis war »Applications Management« vor 1999 definiert als »die vertraglich vereinbarte Verantwortung für die Steuerung und Durchführung aller Aktivitäten im Rahmen der« Erstellung von Software. Der Begriff »Applications Management« wurde 1999 von debis hingegen für alle Dienstleistungen verwendet, die debis nicht einem spezifischen Begriff zugeordnet hatte. Die Erstellung von Software gegen Festpreis hieß 1999 hingegen »Development and Consulting Services«.

NN, Buchstabensalat im ASP-Markt, Computerwoche 34/2001, S. 34: »Mittlerweile gibt es mehr als 30 verschiedene ASP-Unterkategorien – einige davon sind schlicht Unsinn.« Dank SaaS gibt es inzwischen noch weitere [ASP = Application Service Providing; SaaS = Software as a Service].

Machen Sie sich zuerst ein Konzept/einen Entwurf zu der Regelung

Es ist oft schwierig, vertragliche Regelungen oder Verarbeitungsregeln zu formulieren, nämlich wenn das Thema abstrakt und komplex ist. Wenn Sie etwas Schwieriges zu formulieren haben, sollten Sie erst einmal überlegen, worauf es bei dem Thema ankommt. Das sollten Sie zuerst (vor-)formulieren. Alles andere können Sie dann darum herum bauen, z.B. in einem einleitenden Satz, der das Thema aufzeigt, in einem weiteren Satz, der die Folgen näher beschreibt, und in noch einem Satz, der einen Sonderfall oder eine Ausnahme abhandelt [Kapitel 8.1, S. 254].

Zielgerichtet formulieren

Denken Sie bei Ihren Formulierungen daran, dass es im Vertragsrecht um Ansprüche geht. Wer einen Anspruch geltend macht, muss sich auf eine Anspruchsgrundlage stützen [siehe IT-Verträge, Kapitel 3.1]. Sie sollen diese formulieren.

• Wer kann was von wem an Leistung einschließlich Mitwirkung verlangen?

• Soll der andere berechtigt sein, das aus besonderen Gründen abzulehnen?

• Wer hat welche Ersatz-(Haftungs-)ansprüche gegen den anderen Vertragspartner, weil dieser eine vertragliche Pflicht verletzt hat?

Eine Anspruchsgrundlage besteht aus einzelnen Anspruchsvoraussetzungen. Wenn diese erfüllt sind, dann besteht der Anspruch [siehe IT-Verträge, Kapitel 1.2]. Sie tun sich oft leichter beim Formulieren, wenn Sie diesem Schema folgen: »Wenn ..., dann ...« und »Andernfalls ... .«

Richten Sie Ihre Formulierungen in Verträgen darauf aus, welche Rechte bzw. Pflichten zwischen den Vertragspartnern bestehen sollen.

NOTE

Beispiele für mangelnde Zielgerichtetheit

In einem Vertrag heißt es: »Vertragspartner des Kunden aus dieser Vereinbarung ist allein der Auftragnehmer.« Gemeint war, dass der Auftragnehmer keinen Unterauftragnehmer einschalten durfte.

In einem Vertrag über Softwareerstellung heißt es: »Normalerweise wird die Software in Phasen ausgeliefert, wobei jede Phase aus im Wesentlichen in sich abgeschlossenen Teilen besteht.« Soil dieser Grundsatz ein Freibrief für den Auftragnehmer sein, einseitig Teilleistungen bestimmen zu dürfen?

In einem Vertrag über die Einführung von Anwendungssoftware heißt es: »Da die Anforderungen stichwortartig formuliert sind, kommt in Betracht, dass [der Kunde] spezifische Vorstellungen dazu hat, die der Auftragnehmer noch nicht kennt oder anders verstanden hat.« Die Rechtsfrage lautet: Wie darf der Auftragnehmer die Anforderungen auslegen? Das soil er hier ausdrücken.

In einem Pflegevertrag heißt es: »Der Auftragnehmer wird die beiden letzten Versionen pflegen.« Was soil gelten, wenn der Kunde nach Freigabe einer neuen Version die drittletzte Version weiterhin einsetzt? Mögliche Rechtsfolgen sind:

• Der Kunde muss weiterhin zahlen, erhält derzeit aber keine Leistungen (evtl. telefonische Unterstützung).

• Einer oder jeder der beiden Vertragspartner kann außerordentlich kündigen.

• Der Vertrag endet, und zwar entweder sofort (anteilige Rückzahlung der Pflegepauschale?) oder zum Ende desjenigen Zeitraums, für den die Pflegepauschale bereits gezahlt worden ist.

• Der Vertrag ruht für beide Vertragspartner hinsichtlich der Pflegeleistungen gegen Pauschale, bis der Auftragnehmer auf eine neuere Version umsteigt. Er bekommt bis dahin Leistungen gegen Vergütung nach Aufwand oder keine Leistungen.

Die vorgenannten Beispiele zeigen, dass Sie sich dazu bringen, konkreter zu formulieren, wenn Sie daran denken, dass es um Anspruchsgrundlagen geht.

NOTE

Beispiele für mangelnde Ausrichtung auf die Anspruchsgrundlage

»Wenn der Kunde seine Mitwirkungspflicht nicht erfüllt, trägterdie Verantwortung dafür.« Der Satz ist immerhin wie eine Anspruchsgrundlage formuliert (»Wenn ..., dann ... .«). Er drückt aber nicht aus, was der Schreiber als Rechtsfolge wünscht, also was er dann für sich erreichen will. Wenn dieser schreiben würde »..., hat der Auftragnehmer Anspruch darauf, dass der Liefertermin verschoben wird.«, würde er an Anspruchsgrundlagen denken. Dann läge es nahe, auch zu regeln, wann er diesen Anspruch geltend machen kann und soil, weiterhin, ob er auch Anspruch auf zusätzliche Vergütung hat, wenn Mehraufwand bei ihm anfällt.

Wie es beim Programmieren einen if-Ast und einen else-Ast gibt, so gibt es diese auch in Verträgen: Als Leistung ist zu erbringen ... . Was soll gelten, wenn die Leistung nicht oder mangelhaft erbracht wird? Ich störe IT-Fachleute wohl am meisten damit, dass ich nach dem anderen, dem negativen Ast im Vorgehensalgorithmus frage: Wie soll die Rechtslage sein, wenn das Projekt nicht so abläuft, wie es positiv geregelt ist (und wie es wohl mit hoher Wahrscheinlichkeit ablaufen wird)?

NOTE

Beispiel

Ein Schulungsveranstalter möchte seine Kursteilnehmer dazu zwingen, die Teilnahmegebühr vor dem Kurs zu bezahlen. Er überlegt den if-Ast und den sich daraus ergebenden else-Ast.

Wenn er schreibt »Zahlung spätestens 14 Tage vor dem Kurs«, kommt der Kunde im Negativfall in Verzug. Der Veranstalter kann dann seine Leistung (= die Teilnahme des Kunden) verweigern, muss diese aber nachholen, wenn die Teilnahmegebühr bezahlt ist (wobei die Rechtslage schwierig ist, wenn der Veranstalter deswegen einem anderen Teilnehmer, der sich zum nächsten Termin anmelden will, absagen muss).

Er fügt deswegen den folgenden Satz ein: »Hat der Kunde nicht spätestens 14 Tage vor Schulungsbeginn gezahlt, muss der Teilnehmer des Kunden den Zahlungsbeleg vor Beginn der Schulung vorlegen.« Was soil geschehen, wenn der Teilnehmer ohne Zahlungsbeleg anreist?

Ich frage nach dem anderen Ast oft nicht, um diesen zu regeln; denn die Rechtsordnung hält grundsätzlich eine sinnvolle, wenn auch oft nur vage Regelung bereit [siehe IT-Verträge, Kapitel 1.1.3]. Ich will dadurch oft nur erreichen, dass der positive Ast klarer und besser durchsetzbar formuliert wird (und damit auch eindeutiger darauf geschlossen werden kann, was für den anderen Ast gelten soll).

Deutlich heißt manchmal drastisch

Mitteilungen können Informationen, aber auch Warnungen enthalten. Warnungen sollen entsprechend deutlich formuliert werden. Das heißt, dass sie ggf. auch drastisch formuliert werden sollen. In Kapitel 3.3.3.2 (S. 106) sind Beispiele für richtiges Projektmanagement aufgeführt, die auch zeigen, wie deutlich/drastisch formuliert werden soll.

NOTE

Beispiel

Der Kunde soil bei einem Einführungsprojekt die Anpassungsprogrammierung jeweils unverzüglich nach deren Fertigstellung prüfen [Kapitel 3.3.4.2 unter »lnsbesondere die Freigabe/Abnahme von Anpassungsprogrammierung«, S. 118]. Tut der Kunde das nicht und ist eine zweite Warnung nötig, soil es nicht nur heißen, dass der Produktivstart »gefahrdet sei«, weil das etwas abstrakt ist, sondern dass »beim Produktivstart Störungen durch die Anpassungsprogrammierung drohen. Soweit dadurch Schäden entstehen, muss der Kunde diese selber tragen, soweit er diese vermieden hätte, wenn er gleich ordnungsgemäß getestet hätte.«

Beweismittel

Denken Sie bei der Formulierung daran, dass Ihr Dokument eines Tages ein Beweismittel sein kann [siehe auch Kapitel 2.3.4 unter »Denken Sie an die Beweislast«, S. 63].

• Schreiben Sie alles Wichtige auf (und teilen Sie es dem Vertragspartner mit).

• Denken Sie daran, dass Sie manchmal mit Ihrer Formulierung bestimmen, welche Seite die Beweislast hat [siehe IT-Verträge, Kapitel 1.2 (3)].

NOTE

Beispiel

Verlangt der Anwender die Beseitigung eines Mangels, hat er zu beweisen, dass ein Mangel vorliegt. In Verträgen folgt dann oft eine Formulierung zu dem Fall, dass gar kein Mangel vorgelegen hat. Hat der Auftragnehmer Anspruch auf Vergütung, wenn sich nicht klären lässt, ob ein Mangel vorliegt? Das hängt vom Wortlaut der Vereinbarung ab:

Beweislast beim Auftragnehmer: »Der Auftragnehmer kann die Vergütung seines Aufwands verlangen, wenn ein Mangel des Programms nicht vorgelegen hat.«

Beweislast beim Auftraggeber »Der Auftragnehmer kann die Vergütung seines Aufwands verlangen, soweit er aufgrund einer Mängelmeldung tätig geworden ist, ohne dass der Auftraggeber einen Mangel des Programms nachgewiesen hat.«