5.6. Die internen Projektaufträge

Der erste Projektauftrag:

Es gehört zum guten Projektmanagement, bei der Projektinitialisierung (beim Übergang von der Ideenphase zur Planungsphase) einen internen Projektauftrag zu erteilen. Damit steht fest, wer die interne Auftraggeber-Instanz ist und – wichtiger – dass es einen internen Projektleiter und ein Projektteam gibt. Diese sollen die Projektpläne und Konzepte machen, für die sie verantwortlich sind. Also müssen sie auch mit der entsprechenden personellen Kapazität und mit der erforderlichen Zeit ausgestattet werden.

Damit Sie den Zeitbedarf für die Durchführung eines Einführungsprojekts realitätsnah festlegen können, schreiben Sie jetzt auf, wie viel Zeit Sie bis zum Beginn der Durchführung des Projekts mit dem Auftragnehmer sowie für die Durchführung selbst planen. Wenn Sie während der Vertragsverhandlungen mit dem Auftragnehmer über den Termin für den Produktivstart sprechen, ermitteln Sie, wie viel mehr Zeit als geplant Sie bis zu diesem Zeitpunkt benötigt haben und noch benötigen werden. Gehen Sie davon aus, dass die Durchführung entsprechend länger dauern wird, und berücksichtigen Sie das später bei der Festlegung des Liefertermins.^[]

^[] Werner Schmid, Wie Anwender ERP-Projekte begleiten, Computerwoche 22/2008, S. 14, berichtet aufgrund der Auswertung von mehreren Hundert Einführungsprojekten, dass »zwischen dem Tag der Entscheidung, ein (neues) ERP-System einzuführen, und dem Tag der Produktivschaltung ziemlich genau die Hälfte der Zeit dafür verwendet wird, ein geeignetes System zu finden, und die andere Hälfte für die Einführung selbst.«

Der zweite Projektauftrag:

Ihre Seite muss beim IT-Projekt umfangreich mitwirken. Das soll im Detail geplant werden, und zwar möglichst verbindlich. Deswegen soll ein weiterer Projektauftrag erteilt werden. Der erste Projektauftrag bezog sich automatisch – sogar vorrangig – auf Ihr Veränderungsprojekt. Jetzt geht es darum, dass Sie sich dessen bewusst bleiben, dass das das Veränderungsprojekt weiterhin im Wesentlichen bei Ihnen liegt. Wenn die Auftraggeber-Instanz ordnungsgemäß mit dem eigenen Projektleiter über die Durchführung verhandelt, muss sie diesem auch ausreichende Kompetenzen einräumen und sich »verpflichten«, ihm und den weiteren Mitgliedern des Projektteams genügend Zeit für das Projekt einzuräumen. Das beinhaltet auch, diese Mitarbeiter von anderen Aufgaben zu entlasten.